Réceptions Informations Rappels

Réceptions - Informations & Rappels

Toute l’équipe est heureuse de vous recevoir pour votre événement ! Voici l’ensemble des informations et rappels qui vous seront nécessaires pour organiser votre événement et les informations à indiquer à vos invités. Par où commencer l’organisation de votre événement ? Après avoir choisi votre date et le lieu de votre événement, vous pouvez vous consacrer à la recherche de vos autres prestataires : traiteur, event/wedding planner, fleuriste, robe/costume, coiffure, maquillage… Aucun prestataire n’est imposé. Cependant, l’équipe a validé un certain nombre de professionnels de l’événementiel. Voici la liste de prestataires que nous vous conseillons. Ce sont des prestataires validés par l’équipe. Vous trouverez dans ce document l’ensemble des informations essentielles sur le lieu, les couchages, les accès, les jardins, le parking… Merci d’en prendre connaissance et n’hésitez pas à nous poser vos questions, L’équipe du Domaine

SOMMAIRE

1) “To Do” avant le jour J 2) Le parking du Domaine 3) Le portail 4) Les jardins 5) L’orangerie a) Plan général b) Terrasse c) Mobilier d) Eclairage e) Vidéo projection f) Décoration 6) Mobilier 7) La location des chambres 8) Les accès PMR 9) “To Do” avant de nous quitter 10) Le plan d’évacuation de l’orangerie 11) L’équipe 12) Les questions fréquentes Coordonnées de l’équipe : ★ Téléphone fixe du Domaine : 02 99 14 24 18 ★ Ligne directe de Mathilde (Directrice) : 06 83 82 70 34 ★ Ligne directe de Manon / Charline (Bras droit de Mathilde) : 06 76 51 27 84 / contact@jardinsdarsene.fr > Votre contact 📞

1)   “To Do” avant le Jour J


Il est important de valider les accès et les espaces mis à disposition avec certains prestataires - notamment le traiteur, le DJ et les services de location.

Merci de nous transmettre leurs coordonnées et de leur demander de venir visiter le Domaine s’ils ne sont jamais venus.

 

Pour vous accompagner au mieux dans l’organisation, merci de nous indiquer les informations clés de votre événement :

-        votre plan de table (pour l’installation la veille) - 9 grandes tables maximum dans l'orangerie

-        l’heure de votre arrivée (et/ou celle d’autres invités - parfois la veille ou le matin)

-        l’heure d’arrivée de vos prestataires (traiteur, DJ, photographe…)

-        si vous vous préparez sur le lieu ou non

-        votre programme (avec heures précises) : mairie, église / cérémonie laïque, du cocktail/vin d’honneur…

2)   Le parking du Domaine


Au sein du Domaine, il y a 15 places de parking - à privilégier pour vous, vos proches et les personnes à mobilité réduite, âgées ou femmes enceintes.

Ce parking est clos, sécurisé, privé et gratuit pour vous.

En dehors du Domaine, vous trouverez 2 parkings + 1 spécial camping-car :

-        1 parking - 11 Rue de la libération (à 2 minutes à pied) pour une vingtaine de voitures

-        1 parking de la salle Ille et Donac pouvant accueillir une centaine de voitures

-        1 aire de service et de stationnement de camping-car - Quai de la Donac.

 

Merci de bien communiquer ces parkings à vos invités pour éviter tout embouteillage devant le portail à l’entrée du Domaine le jour J (qui vous ferait perdre du temps)

 

Il est interdit de stationner des véhicules sur les trottoirs devant le Domaine, votre véhicule pourrait être enlevé.

 

PS : Nous n’avons pas (encore) de bornes de recharge pour voitures électriques.

3)   Le portail


Le portail situé au 31 rue de la libération est utilisé pour accueillir le public. Électrique, il s’ouvre à l’aide d’un code.

Le deuxième portail situé côté canal n’est pas accessible au public. Il est utilisé pour l’équipe d’entretien des jardins et doit rester accessible en cas d’évacuation (feux, incendies…). Merci de ne mettre aucun véhicule au niveau de ce portail.

 

Lors de votre arrivée, au moins une personne de l’équipe sera présente pour vous accueillir, vérifier que tout se passe bien et gérer le portail (côté rue de la Libération).

Une fois que les invités seront bien arrivés au sein du lieu de réception, le portail pourra être fermé.

 

Vous aurez un code personnalisé pour votre événement pour l’ouvrir. Ce code sera composé de 4 chiffres suivi de A - par exemple 1234A. Pour sortir, il vous suffit de taper ce code sur la borne (voir photo ci-contre), le portail s'ouvrira et se refermera tout seul au bout de 30 secondes. Vous risquez de le bloquer si vous taper une deuxième fois juste après l'avoir fait une première fois.

Depuis l’extérieur, il vous suffit de taper le code sur cette borne située à la sortie du Domaine.

Cela ouvrira le petit portail (accès piéton) pour un accès sécurisé. Vous pourrez réouvrir depuis l’intérieur en retapant le code pour ouvrir le grand portail.

L’équipe vous re briefera le jour J.

 

4)   Les jardins

Le Domaine fait 1,5 hectare au total.


Le parc est composé de plusieurs espaces :

-        un jardin à la française pour les photos et les cérémonies laïques. Ce jardin est composé de 4 carrés de gazon en symétrie arboré avec des palmiers des Canaries, 3 ponts, un grand bassin avec des fontaines, des balustres blanches faites sur mesure et massifs de rosiers blancs devant la maison.

-     Le bassin est en cours d'installation. Il sera très prochainement protégé par un filet situé juste en dessous du niveau d’eau, afin d’accueillir un enfant qui glisserait au bord du bassin. Le bassin n’est pas fait pour se baigner, les jets d’eau sont fragiles et très couteux, un saut d’un de vos invités peut être fatal (pour lui et pour les jets d'eau - nous parlons de vécu 🙃) Merci donc de sensibiliser vos proches.

-        un jardin à l’anglaise : avec un grand gazon pour le vin d’honneur/cocktail, un Araucaria (le seul arbre d’origine) pour de belles photos, une terrasse pour un groupe de musique ou une animation traiteur/activité et une belle vue sur les jardins à la française.

-        une roseraie : composée de plusieurs plateformes avec plusieurs variétés d’arbustes, arbres, rosiers, oliviers…


Ce parc est un réel investissement pour le Domaine.

Merci donc de :

-        respecter les jardins

-        surveiller les enfants qui pourraient arracher des roses, casser des branches…

-        ne pas s’y aventurer une fois la soirée bien entamée. Vous êtes responsables de l’ensemble de vos invités et de leurs enfants (dérapage dans les marches, jets d’eau cassés…).

Toute dégradation sera constatée avec un expert et vous sera facturée (cautions).

5)   L’orangerie


La salle de réception a été entièrement construite et se compose de 3 espaces :

-        le rez-de-chaussée pouvant accueillir jusqu’à 90 personnes maximum assises avec les WC PMR et l’office traiteur sous le barnum au bout de l’orangerie (avec l’accès à l’électricité - prises monophasées et triphasées - l’eau et la lumière pour votre traiteur). Vous trouverez différentes photos et vidéos d’événements réalisés pour vous permettre de vous projeter plus facilement avec les liens suivants :

-        https://jardinsdarsene.fr/photos/

                  -        Facebook / Instagram / TikTok : @domainelesjardinsdarsene

Barnum au bout de l’orangerie pour l’installation du traiteur (prises monophasée + triphasée à disposition + eau + lumière).

-        le sous-sol :

-       les WC supplémentaires

-    un second office traiteur (équipé de 2 frigos) pour stocker vos boissons et d’autres éléments pour votre retour par exemple (jus d'orange, cafetière, bouilloire, brioches...) - pour les lève-tôt notamment 😉

-       un espace avec quelques fauteuils/meubles que vous pouvez aménager comme vous le souhaitez : photobooth, arches, bar pour la soirée dansante avec tireuse à bière, autres animations...

-    un autre espace pour la piste de danse non équipée - les DJ apportent toujours leur matériel (platines, éclairage…).

Vous pouvez aménager cet espace comme vous le souhaitez.

-        l’étage de la salle de réception : en option (= supplément) pouvant servir pour les enfants sur les réceptions privées avec surveillance obligatoire. En l’absence de baby sitters, le Domaine fermera cet espace - trop dangereux avec les escaliers et trop risqué d’y laisser des enfants tout seuls, livrés à eux-mêmes (tout est parfaitement blanc, le mobilier a de la valeur…).

a)    Plan général du rez-de-chaussée de la salle de réception

Dimensions de l’orangerie pour vos tables et chaises (hors escalier, WC PMR et couloirs) : 15 mètres (longueur) x 6,40 mètres (largeur) : soit 9 grandes tables MAXIMUM (table d'honneur comprise - ou 8 grandes tables tables rondes + 1 rectangle d'honneur maximum).


NB : Pensez à un petit espace pour un peu de matériel du DJ, une petite table avec l’urne / de la décoration et un passage entre chaque table et quelques places en plus pour vos prestataires (photographe, vidéaste, DJ…).

 

Nous vous conseillons de sensibiliser vos témoins et amis/famille très proches sur ce plan général afin d’orienter facilement les invités sur l’entrée, les WC, les parkings, les chambres… Vous pourrez profiter plus facilement de votre événement et moins perdre de temps.

 

Vous pouvez également prévoir une signalétique pour indiquer la cérémonie laïque, le cocktail, les WC, les chambres / dépendances…


NB : Vous pouvez disposer de la décoration à tous les endroits dans la salle de réception (sauf sur les murs, plafonds, tringles à rideaux…). Si vous souhaitez que l’on condamne une porte (exemple : porte d’entrée) pour disposer de la décoration devant ou derrière et être sûrs que rien ne tombe, merci de nous l’indiquer lors de votre installation. Nous pourrons la verrouiller pour qu’aucun de vos invités ne passe par cet endroit.

Exemples :

b)    Terrasse

La terrasse de l’orangerie est située au nord du bâtiment. Elle est entièrement à l’ombre pendant la journée.

Les dimensions de la terrasse : 22 mètres (longueur) x 5 mètres (largeur).

Vous pouvez mettre un barnum, des mange debout, des chaises ou autre (votre cérémonie laïque) sur le gazon ou sur la terrasse ou mettre un château gonflable pour les enfants en validant au préalable avec l’équipe pour l’installation.

 

c)    Mobilier

L’équipe a constitué un document spécialement pour le mobilier :

-       grandes tables rondes pour 8-10 personnes : 180 cm de diamètre (11 si ce sont des enfants)

-        petites tables carrées en bois 75 x 75 cm

-        chaises (différents modèles)...

Nous comptons sur vous pour prendre soin du mobilier fourni par le Domaine. Certains éléments ont déjà été abîmés. Toute dégradation vous sera facturée (caution ou facture supplémentaire).

 

Exemple :

d)    Eclairage

L’équipe se charge de vous éclairer les bâtiments le soir de votre réception. Les appliques murales permettent d’obtenir un joli éclairage en X sur les bâtiments.

L’éclairage s’éteint automatiquement, vous pouvez prévenir plusieurs invités de ne pas chercher comment éteindre les appliques murales.

Le lampadaire s’allume également et s’éteint tout seul.

En revanche, merci de bien éteindre toutes les lumières à l’intérieur de la salle de réception. L’équipe vous montrera comment aller et éteindre les lumières dans la salle de réception.

Les interrupteurs de la salle sont situés à l’entrée de l’orangerie.

(Entrée : porte de gauche)


-    Le gros lustre s’allume avec l’interrupteur de gauche. L’interrupteur de droite allume les 2 lanternes à l’extérieur (entrée de l’orangerie).

-        Les 3 plus petits lustres s’allument avec les autres interrupteurs (côté gauche après la 2ème porte) : un allume le lustre du milieu, l’autre allume les 2 autres.


(Cf plan de l’orangerie)

e)    Vidéo projection

Nous avons un vidéo projecteur, actuellement non fixé car parfois vos invités souhaitent projeter d’un côté de la salle et parfois d’un autre côté de la salle. Merci de nous en informer si vous en avez besoin.

6)   Mobilier

Le Domaine vous a préparé un document spécialement pour le mobilier compris dans la location : tables, chaises, salons de jardin, draps et serviettes dans les chambres…

Toute la vaisselle, les nappes, couverts, verres… sont à voir avec le traiteur.

7)   La location des chambres

a)    La liste des hébergements

Nous avons 50 couchages répartis en chambres de 2, 3 et 4 personnes.

Dans la maison principale en pierre (bâtisse rénovée) : 4 chambres de 2 personnes ; 1 chambre de 3 personnes. Nous fournissons les draps et serviettes. Voici la liste des chambres (cliquez sur les numéros de chambre en bleu pour voir les photos, la description, les dimensions des lits, la taille et la vue de chaque chambre).


Les lits ne peuvent pas être séparés dans ces chambres.

-        1er étage :

-        Chambre 101 : 1 lit double (2 personnes)

-        Chambre 102 : 1 lit double (2 personnes)

-        Chambre 103 : 1 lit double (2 personnes)

-        2ème étage :

-        Chambre 104 : 1 lit double (2 personnes)

-        Chambre 105 : 1 lit double + 1 lit simple (3 personnes)

Donc, sur la maison en pierre, il y a : 2 + 2 + 2 + 2 + 3 = 11 couchages.

Les dépendances ont toutes la même configuration. Il y a 6 dépendances de 4 personnes chacune : 6 X 4 = 24 personnes au total.


Les numéros des dépendances vont de 301 à 306 : elles sont toutes équipées de la même manière : 1 salle de bain commune, 2 petits lits au rez-de-chaussée et 1 grand lit en mezzanine.

Cliquez ici pour voir les photos, la description et les dimensions.


Petit conseil : Les personnes plus âgées ou ayant du mal à marcher idéalement dans les dépendances (pas d'escalier pour les couchages au rez-de-chaussée ; 1 dépendance est aux normes PMR).

 

Nous vous demandons de centraliser l’ensemble des demandes et paiements de vos invités, chaque personne souhaitant dormir sur place doit réserver auprès de vous.

Les invités vous règlent directement et nous facturons le solde AVANT l’événement avec tous les couchages compris. L'événement n'aura pas lieu si le solde n'est pas réglé en amont.

Lorsqu’un événement est réservé, les dates sont immédiatement fermées sur les canaux (Booking, Airbnb, Expedia…), il n’y a donc personne d’autre sur le lieu, uniquement vos invités.

Dans la maison secondaire : 6 nouvelles chambres de 2 ou 3 personnes. 3 chambres de 2 et 3 chambres de 3. Les chambres de trois sont dotées d'un lit double ainsi que d'un petit canapé qui se déplie pour en faire un couchage supplémentaire - pensez à mettre un enfant ou un de vos amis dans ces couchages et non pas une personne âgée. 


Les lits ne peuvent pas être séparés dans ces chambres.

 - Au sous sol : (WC partagés entre les deux chambres) : 

                  - chambre 401 (2 personnes) 

                  - chambre 402 (2 personnes)


 - Au premier étage:

                  - chambre 403 (3 personnes)

                  - chambre 404 (2 personnes)


 - Au deuxième étage (WC et salle de bain partagés): 

                  - chambre 405 (3 personnes)

                  - chambre 406 (3 personnes) 


Dans cette maison, il y a : 2 + 2 + 3 + 2 + 3 + 3 = 15 couchages.

b)    Le plan des hébergements

Plan du domaine :

8)   Les accès PMR

Nous sommes agréés PMR et avons prévu :

-        une place de parking adaptée

-        une chambre adaptée (la dépendance n°301) : entrée et salle de bain adaptés + 2 couchages au rez-de-chaussée

-        la salle de réception avec les WC aux normes PMR

-        l’accès dans le jardin avec une pente de cheminement (tout à droite en regardant vers les jardins et la roseraie).

 

9)   “To Do” avant de nous quitter

-        Récupérer l’ensemble de vos affaires et détritus (pensez à prendre des sacs poubelle). Les poubelles et le verre sont à déposer au tri des déchets à Tinténiac ou chez vous.

-        Enlever les draps, rassembler les serviettes, éteindre le chauffage ou la clim dans les chambres, fermer toutes les fenêtres et nous redonner les clés des chambres.

-        Nous redonner la décoration louée s’il y en a avec le nombre exact d’objets loués.

-        Redonner un petit coup de balai si vous voyez des morceaux de fruits, restes de cocktail sur le sol, récupérer les coupes de champagne ou verres dehors (dans le jardin, dans les plantes…) ; nous comptons sur vous et vos invités pour respecter le lieu.

10)    Le plan d’évacuation de l’orangerie

Nous espérons que cela n’arrivera jamais. Cependant, il faut prévoir et vous sensibiliser également sur le risque d’incendie. Merci donc de bien lire les conditions générales de vente du contrat (matériels pouvant déclencher des flammes, pétards, grands chandeliers…).

Un plan d’évacuation de l’orangerie est prévu et l’intervention des pompiers est située à cet endroit.


L’évacuation est prévue au niveau de la roseraie : portail prévu pour l’entretien et l’évacuation en cas d’incendie. Merci donc de bien indiquer à vos invités qu’aucun véhicule ne doit être garé :

-        au niveau de l’installation du traiteur et du DJ

-        au niveau de la roseraie et du portail.

Cela empêcherait le passage des pompiers et autres véhicules de secours.

Samu : 15
Police Secours : 17
Pompiers : 18
Urgences : 112 

11)     L’équipe

L’équipe du Domaine vous accompagne dans l’organisation de votre événement et fait un point avec vous quelques temps avant ce dernier pour connaître vos prestataires choisis.

Merci d’indiquer à l’équipe en priorité qui sont votre traiteur et votre DJ (pour les installations techniques), cela évite les mauvaises surprises le Jour J et fait gagner du temps. Un prestataire qui connaît les lieux est directement opérationnel le jour de votre événement.

N’hésitez pas à nous envoyer également votre photographe, votre vidéaste, groupe de musique, coiffeur… ou tout autre prestataire souhaitant repérer les lieux pour savoir où il pourra s’installer, comment filmer, se placer…

Pendant l’installation de votre événement (souvent la veille), au moins une personne de l’équipe est présente pour répondre à vos questions, si vous avez besoin de quelque chose. Notre oeil extérieur est très apprécié. Pensez à prendre du scotch, des ciseaux, du fil, des sacs poubelle pour l'installation (souvent très utiles)... Le Jour J, une personne est également présente et/ou un gardien en cas de coupure de courant ou pour toute autre raison/demande. Vous ne serez pas seuls, nous avons observé que cela est particulièrement rassurant.


12)    Les questions fréquentes

   Comment choisir les prestataires pour mon événement ? Par quoi commencer ? Cette liste vous sera très utile, nous y avons référencé tous nos partenaires : traiteurs, pâtissiers, food truck, Event Planner, photographes… Nous ferons quelques points au fur et à mesure de votre organisation pour connaître le nom de vos prestataires choisis. Merci d’orienter en priorité votre traiteur, DJ, foodtruck et photobooth à venir visiter le lieu et prendre contact avec l’équipe pour l’organisation (s’ils ne sont jamais venus car installations techniques à valider : accès, prises électriques, autres installations…). Pour les autres prestataires, cela se fait principalement la veille ou le jour J (photographe, make-up, coiffeur, vidéaste…). Si votre photographe et/ou vidéaste souhaite repérer les lieux, il peut également prendre contact avec nous et consulter le site Internet + les réseaux sociaux pour repérer les spots photos, l’orientation du soleil… Vous êtes responsables de vos prestataires (installation électrique mal effectuée = risque d'incendie, dégâts de vos prestataires sur le domaine = vos cautions...).

 

   Comment ça se passe pour les règlements ? Une fois que vous signez le devis, le Domaine vous prépare votre contrat de location et la première facture correspondant aux 30% du prix de la salle de réception (= arrhes). Une fois les documents bien reçus (devis signé, contrat signé, pièces d’identité, justif. assurance responsabilité civile + arrhes versées), la réservation est bien bloquée. Vous avez ensuite le temps de voir avec vos proches qui souhaite dormir (1 nuit, 2 nuits…, petit déjeuner ou non - le temps de réunir les règlements de chacun(e) également), si vous souhaitez de la décoration, d’autres prestations.

Les cautions peuvent être reçues quelques mois avant l’événement - parfois les événements se prévoient 2 ans à l’avance.

L’intégralité du solde (70% restants de la salle + chambres, décoration et autres prestations) sera à régler au minimum 2 MOIS AVANT LE JOUR J - comme indiqué dans le contrat.

 

   Quelles sont les dimensions exactes de la salle de réception ? 15 mètres de long x 6,40 mètres de large : soit 90 personnes au rez-de-chaussée maximum, soit 9 tables rondes maximum. Nos tables rondes font 180 cm de diamètre (8-10 adultes autour de chaque table, 11 si ce sont des enfants). Vous pouvez être bien évidemment un peu plus nombreux pour la cérémonie laïque et/ou cocktail / vin d’honneur.

 

   Les dimensions de la terrasse ? 22 mètres de long x 5 mètres de large.

 

   Pouvons-nous voir plusieurs configurations / décorations dans la salle, les jardins… ? Bien sûr, nous sommes très actifs sur les réseaux sociaux (Instagram / Facebook @domainelesjardinsdarsene). Il y a de nombreux posts avec des photos / vidéos + story à la une par thème (mariages, shootings, séminaires…). N’hésitez pas à les consulter, tout est en ligne !

 

   Le traiteur est-il imposé ? Non, nous avons l’ensemble des installations techniques nécessaires pour le traiteur que vous choisirez : barnum situé au bout de l’orangerie avec l’accès à l’eau, la lumière et les prises électriques monophasées et triphasées. Nous avons déjà travaillé avec de très bons traiteurs et pouvons vous conseiller (aucune exclusivité). Nous avons également un office traiteur situé au sous sol de l’orangerie pour vous avec frigo, plan de travail et micro ondes (votre retour de mariage, pouvoir dresser le cocktail de votre anniversaire…). Idem pour le retour du mariage. Cf partie 5) Orangerie.

 

   Est-ce qu’on peut faire la soirée au rez-de-chaussée ? Non, nous avons du voisinage, une salle est prévue spécialement pour la partie dansante pour ne pas déranger nos voisins et que vous puissiez continuer la soirée en toute sérénité. Cela vous évite d’ailleurs de pousser et ranger l’ensemble des tables, vous faire potentiellement mal et/ou abîmer des murs, vitres, perdre du temps…

 

  Avons-nous une cuisine à disposition ? Oui, celle au sous-sol de l’orangerie, pour stocker vos boissons, aliments pour le retour de votre événement. Elle est équipée de frigo, de plan de travail et d’un micro-ondes (pas de four, ni lave-vaisselle). Pour vos invités souhaitant réchauffer le biberon de leurs bébés, merci de les orienter vers cet espace et non la cuisine de la maison rénovée - le seul espace privé réservé au personnel. Les traiteurs peuvent parfois aussi réchauffer les aliments des petits dans l'espace traiteur au sous-sol. Merci de prévoir les cafetières, filtres à café + café, bouilloires/thé, percolateurs, vaisselle… si vous souhaitez faire le retour de votre événement sans traiteur, de prévoir les sacs poubelle / éponges et produits pour repartir avec l’ensemble des vos détritus et bouteilles vides (caution ménage dans le cas contraire - suite à plusieurs abus lors du lancement de l'activité, nous ne la prévoyons plus comme d'ailleurs tous les lieux de réception) et de ne pas faire la vaisselle sur place (vous allez perdre plusieurs heures et l'espace n'est pas du tout adapté)

 

   Pouvons-nous faire un barbecue ? Oui, en nous prévenant et en protégeant bien le sol, les terrasses ou sur le gazon. Les tâches de graisses sont très difficiles à faire disparaître, merci d’en tenir compte (caution ménage dans le cas contraire).

 

   Est-il possible de venir la veille de la réception pour installer ? Si c’est prévu oui, pour un mariage par exemple bien sûr : le vendredi généralement entre 10h et 18h si votre mariage est le samedi et retour le dimanche. Nous ne vous conseillons pas de venir avant 10h, vous pouvez en profiter pour bien dormir, la nuit du vendredi au samedi est souvent beaucoup plus courte et nous avons dans la majorité des cas besoin du traiteur ou d’un prestataire qui arrive en milieu/fin de matinée ; donc pas utile d’arriver avant. Même chose, nous ne vous conseillons pas d’installer après 18h, avec l’expérience, le stress monte en fin de journée, l’énervement aussi, donc risque de casser des choses et ou de se fatiguer “pour rien” et par respect pour notre équipe, ⚠️ merci de respecter ⚠️ ces horaires. Mieux vaut donc bien organiser l’installation, déléguer des tâches à vos proches, témoins… pour installer en toute sérénité et pouvoir vous libérer l’esprit en fin d’après-midi. Nous vous rappelons que l'accès à la salle est fermé le vendredi soir. Si vous souhaitez faire la fête, merci de prévoir un autre lieu : à l'extérieur du Domaine. Les chambres louées seront, en revanche, accessibles, dès le vendredi soir par exemple.

Pour les anniversaires, séminaires, etc, c’est du sur-mesure - à voir avec l’équipe ce qui a été prévu. Tout est bien indiqué dans votre contrat de location.


⚠️ Merci de VALIDER AVEC L'ÉQUIPE DU DOMAINE VOS HEURES de préparation/installation/événement, les heures d'arrivée de VOS PRESTATAIRES et de LIVRAISON et REPRISE de vos éventuels colis/locations. L'équipe du Domaine a besoin de s'organiser et il y a parfois des événements en semaine également.


NB : Nous avons eu le cas de prestataires qui disaient "nous avons vu avec Mathilde, c'est OK, je repasse à telle heure" alors que nous n'avions pas l'information. Merci donc de faire l'intermédiaire et de tout (RE) VALIDER avec nous si besoin. C'est vraiment très important ⚠️


   Jusqu’à quand pouvons-nous rester sur le lieu de réception ? Même chose, si c’est un mariage, c’est indiqué dans votre contrat de location. Vous verrez que les départs se font naturellement, vos invités ont bien profité et seront assez fatigués au retour. Généralement après le déjeuner / brunch, les premiers partent, tout le monde doit être parti à 16h maximum. Chaque heure supplémentaire sera facturée 150€, demandez à vos proches de vous aider pour rentrer dans ce temps.

Pour les autres événements (anniversaire, baby shower, cocktails d’entreprise…), tout est bien indiqué dans le contrat de location.

 

   Comment nos invités peuvent-ils réserver leur chambre ? AUPRÈS DE VOUS (comme indiqué dans la partie 7). Le plus simple est de faire un tableau avec l’ensemble des couchages que nous avons : 4 chambres de 2 personnes, 1 chambre de 3 personnes et 6 chambres de 4 personnes (avec les prix). Vous proposez à vos invités et dès qu’ils vous règlent, vous bloquez dans votre tableau avec les noms des invités. Cela vous permet de réunir l’ensemble des règlements avant de payer le solde de l’événement au lieu. Idéalement, si vous avez une personne qui connaît bien les invités ou une grande partie, vous pourrez l’orienter vers nous afin qu’on lui donne l’ensemble des clés, elle nous les rapportera toutes ensuite. Vos invités peuvent venir la veille ou repartir le lendemain - ils réservent auprès de vous et vous informez l'équipe du Domaine pour la facturation et que l'on bloque les calendriers sur Booking, Expedia... (sinon : risque de réservations de touristes).

 

   Quand pouvons-nous récupérer les chambres ? Dès le début de la réception, nous donnerons à la personne référente des clés l’ensemble des clés des chambres réservées, qui sera chargée de distribuer les clés aux bonnes personnes. Si vous arrivez la veille, c’est au cas par cas. Si vous vous préparez en tant que marié(e), bien sûr que vous pouvez venir vous préparer en compagnie de vos proches et votre photographe / vidéaste / maquilleur / coiffeur…

NB-1 : s’il reste des chambres disponibles quelques semaines avant votre réception, demandez bien à tous vos invités s’ils sont intéressés pour dormir sur place ; ce n’est pas à minuit qu’il faudra demander à l’équipe s’il est possible d’avoir une chambre supplémentaire.

Merci de bien faire attention à ne pas perdre les clés des chambres, une caution spéciale pour les clés a été justement mise en place car il y avait des pertes de clés et chaque clé représente un coût.

 

NB-2 : En tant que marié(e)s, vous êtes responsables de vos invités et prestataires. Exemple : un bouchon d’une bouteille de champagne qui ferait des dégâts dans une chambre (lustre cassé, moulure abîmée…), nous comptons sur vous pour prendre soin du lieu.

 

   Comment faire s’il pleut ? Effectivement, nous sommes en Bretagne et le temps peut parfois nous surprendre. Si vous avez des doutes sur le temps (en fonction du mois de votre événement), mieux vaut prévoir des tonnelles, barnums ou tentes éphémères. Nous avons des prestataires qui le proposent (Cf liste des partenaires). S’il fait très chaud (en plein été), vous pouvez également prévoir des tonnelles / barnums pour la cérémonie laïque. Pour le cocktail, cela ne sera pas utile, la grande terrasse située devant l’orangerie est en plein Nord et donc totalement abritée du soleil. Nous allons bientôt investir dans des barnums que nous pourrons mettre en location.

            Comment faire pour la cérémonie (bancs, chaises...) ? Pour le moment, nous n'en avons pas. Nous sommes en train d'en repérer pour en acheter et vous les mettre en location à moindres coûts.

 

   Quel est le mobilier fourni dans la location de la salle de réception ? Nous avons prévu un fichier là-dessus (tables, chaises…). Nous aurons des nouveautés dans les mois / années à venir.

 

   Avez-vous de la décoration ? Que nous conseillez-vous pour décorer la salle / le lieu ? Oui, nous avons de la décoration et avons prévu un fichier avec l’ensemble de notre décoration (différentes arches, centres de tables, photophores, lanternes…). Vous pouvez donc louer ce matériel à moindre coût (cf. partie 5) f.).

NB : Il s’agit de la location de la décoration, pas de la scénographie. Nous ne faisons pas la mise en place. Nous pouvons vous donner notre avis. Si vous souhaitez la scénographie (= que nous fassions la mise en place de votre décoration), c’est possible mais ce sera un supplément.

Il existe également des décorateurs / Wedding Designers si vous avez le budget. Vous pouvez également bricoler et fabriquer de la décoration de votre côté. Tout dépend de votre temps, budget, de ce que vous souhaitez. C’est assez personnel.

 

   Le papier toilette est-il fourni ? Oui, dans la salle de réception et l’ensemble des chambres a le papier toilettes, les serviettes, savons…

 

   Comment gérer les enfants ? Que nous conseillez-vous ? Sur de nombreux événements, les futurs mariés / organisateurs disent clairement dans les faire-part qu’il n’y aura aucun enfant. C’est très personnel comme décision. C’est votre événement, c’est donc vous qui décidez. D’expérience, nous avons observé que lorsqu’il y a des enfants :

-        soit, ils sont gérés par une nounou / baby sitter (petit budget supplémentaire mais vous ne le regretterez pas : la meilleure option). Nous pouvons mettre la salle à l’étage de l’orangerie spécialement pour les enfants (supplément). Sans nounou, même si vous avez réservé et l’avez payé, nous fermerons cette salle. Il y a eu beaucoup de dégâts sans surveillance et nous ne souhaitons pas reproduire l’expérience. Avec des nounous / babysitters, vous aurez l’esprit tranquille, les parents des enfants également et vous profiterez tous bien de l’événement. Vous pouvez répartir cette charge et demander aux parents de participer pour la garde des enfants, c’est très classique aujourd’hui.

-        soit, les enfants ne sont pas conviés et donc la question ne se pose pas.

-     soit, ils sont livrés à eux-mêmes et sans surveillance et là, c’est du dégât sur le lieu de réception (rosiers arrachés, ballons > statues sur mesure cassées, chute et donc bobo…) : énorme risque, stress supplémentaire et surtout risque d’y faire passer une ou plusieurs cautions.

Exemple : les rosiers/palmiers/roseraie… abîmés, fleurs arrachées = CAUTION MÉNAGE OU CAUTION CASSE ENCAISSÉE ⚠️.

 

   Les animaux sont-ils acceptés sur le lieu ? NON, nous avons été souples au tout début de l’activité et cela a été vraiment très compliqué à gérer. Le lieu n’est pas prévu pour les animaux, même petits et/ou bien éduqués. Merci donc de prévoir une solution pour les faire garder et pour votre compréhension. Votre caution sera encaissée pour non respect de cette règle.

 

   Les fontaines sont-elles protégées ? Il y aura un filet juste en dessous du niveau d’eau pour protéger d'éventuelles chutes d’un enfant et éviter ainsi le risque de noyade. Cependant, nous vous demandons de sensibiliser vos invités sur le coût d’une éventuelle casse. La caution casse ne suffira pas pour payer la réparation d’un jet d’eau. Merci de ne pas sauter dans les fontaines, à plusieurs, et encore moins une fois la soirée bien entamée. Les chutes pourraient être fatales et si le matériel lâche, les réparations peuvent être extrêmement coûteuses, tout est sur mesure…

 

   Quand les cautions nous sont-elles rendues ? A la fin de la réception, merci de rendre la salle dans l'état où vous l'avez trouvée (chaises propres et empilées, tables propres...), enlever les miettes sur les tables, les morceaux de fruits/de pain... sur le sol... Une fois votre réception terminée, le Domaine conserve les cautions pendant une semaine et vous les rend s’il n’y a rien de cassé, abîmé, manquant… Soit vous venez les récupérer en main propre, soit elles sont renvoyées par courrier prioritaire, soit déchirées (la majorité du temps : une photo vous est envoyée pour preuve avec les chèques détruits). S'il manque du matériel du domaine, une ou plusieurs cautions seront encaissées. Nous vous rappelons que vous êtes responsables de vos invités ainsi que vos prestataires (1 table prise par le traiteur, 1 photographe qui abîme une chambre, des invités ayant bu...).

            Exemple : serviettes, sèche-cheveux, décoration du domaine, balais, tables/chaises… = CAUTION CLÉS OU AUTRE CAUTION ENCAISSÉE ⚠️.

Suite à une série d'abus / de débordements, NOUS N'HÉSITERONS PAS À ENCAISSER VOS CAUTIONS, merci de sensibiliser vos proches.

 

   Est-il possible d’ajouter des matelas ? Oui, avec un supplément de 15€ par personne.